כל בעל עסק זקוק לשליטה בנתונים הפיננסים של העסק כדי להבין מגמות ושינויים בעסק בזמן אמת וזאת על מנת שתהיה לו היכולת להגיב באופן מתאים.
בשנים האחרונות ישנה מגמה של בעלי עסק המבקשים ליווי שוטף של איש כספים. איש הכספים עוסק בניהול תזרים המזומנים ובניתוח מעמיק יותר של הנתונים הכספיים השוטפים.
רואה החשבון החיצוני מבצע עבודה חשובה והכרחית לעסק, אך יחד עם זאת הדוחות משקפים תמונת מצב חשבונאית ובד"כ גם פחות רלוונטית מבחינת תגובות ושינויים בזמן אמת. לדוגמא, דוחות רואה החשבון המתקבלים בחודש יולי בגין מאזן לסוף השנה הקודמת - המידע שמתקבל הוא חשוב אך פחות רלוונטי מבחינת יכולת התגובה. יתכן ויש צורך ליזום שינויים בארגון אך בשל העובדה כי אין פונקציה אשר מציגה את הנתונים הפיננסים בזמן אמת, הארגון לא יוזם שינויים ולא מגיב בהתאם לנדרש.
בכדי להבין את מצב העסק בזמן אמת יש לאסוף נתונים באופן שיטתי ומחזורי, לרכז אותם ולהציג אותם באופן הניתן להשוואה עם תקופות אחרות.
איסוף הנתונים מתייחס לכל הנתונים הרלוונטיים לצורך קביעת מצבו הפיננסי של העסק כולל אלו הקלים לאיסוף וכולל אלו המורכבים יותר לאיסוף והם חלק אינטגרלי מתמונת המצב.
דוגמא לנתונים הקלים לאיסוף ממערכת הנהלת החשבונות ו/או ממערכות נגישות בסביבת העסק כגון בנקים או חברות ביטוח - לצורך נוחות המעקב רצוי לסוף תקופה (סוף חודש / רבעון / שנה ):
יתרות בבנקים
יתרת הלוואות לזמן ארוך
יתרת הלוואות לזמן קצר
כרטיסי אשראי לשלם
כספי לקוחות בחוץ
נתונים אשר מעט יותר קשים לאיסוף / מדידה:
יתרת ספקים לשלם
יתרת משכורות לעובדים לשלם
יתרת הפרשות לשלם (בגין עובדים, רו"ח, מס הכנסה וכו')
ערך המלאי
ערך נכסים של העסק (רכבים, מבנים וכו')
לקוחות חייבים בגין עבודה בתהליך
יש לציין כי ישנם פריטים אשר מבחינת הרשויות מסווגים כרכוש קבוע אולם לא נוכל לממש / למכור אותם (למשל תוכנות מחשב) – דבר המשפיע על המדידה. אם לדוגמא למשל בחודש מסוים שילם העסק 15 אלף ₪ עבור תוכנה, המשמעות היא שיצא כסף אשר הכרחי לתפעול השוטף ובהשוואה בין תקופות לא ניתן להתעלם מההוצאה הכספית.
נתון הקשה יותר לאיסוף הוא הפרשות. לדוגמא הפרשות בגין עובדים על כל זכויותיהם: נניח כי נערך חשבון לסוף חודש קודם בדבר מצבה הפיננסי של החברה תוך התעלמות מההתחייבות לעובדים, ובמהלך החודש עובד סיים את עבודתו. במקרה זה אם שולם לו גמר חשבון בסך 20 אלף ₪ הרי יצא כסף שכבר משתקף בחשבון הבנק. המשמעות היא שהחשבון שנערך בחודש הקודם לא היה מדויק.
חלק מהוצאות העסק, הוא שכירות המשרד בו העסק מתנהל באופן שוטף. עלויות השכרת משרד יכולות להיות גבוהות והן תלויות בכמה פרמטרים כגון: גודל הנכס / המשרד, מיקום, איכות הנכס, נראות הנכס, קומה גבוהה / קומת קרקע, מעלית. ישנם עסקים אשר שוכרים מספר משרדים להשכרה בו זמנית באתרים שונים – דבר אשר הופך עלויות אלו לעלויות מהותיות
ביבואנו לבחון כדאיות משרדים להשכרה ניתן משקל למיקום המשרד, נראות, נגישות וכו'. השכרת משרד מתאים יכול להוות קר פורה להגדלת התפוקה ולהרגשה הכללית הטובה של הלקוח.
בסופו של דבר רצוי ואף הכרחי שתהיה לבעל העסק שליטה מלאה על הנתונים הפיננסים של העסק לצורך קבלת החלטות ניהוליות וכדי שלא תהיינה הפתעות לא נעימות.