התקציב הינו ביטוי כספי של תכניות העסק לגבי העתיד. מדובר בתחזית ההכנסות וההוצאות של העסק. בעת הקמת עסק חדש מדובר באומדנים והערכות ובעסק פעיל ניתן להתבסס גם על נתונים הקיימים במערכת. התקציב הינו כלי ניהולי חשוב במעלה שכן ממנו ניתן לראות תמונה רלוונטית של העסק ובנוסף ניתן באמצעותו להבין מהי נקודת האיזון של בסכומים ו/או בכמויות של העסק. זוהי בעצם מסגרת אשר בה עתיד העסק להתנהל בתקופה הרלוונטית. ניתן להכין תקציב ברמה שנתית וכמובן שעדיף להכין תקציב ברמה חודשית. ככל שהבעלים יתעמק בהכנת התקציב כך עשויות לצוף בעיות ולהערך אליהן מבעוד מועד. הכוונה היא שאם העסק אמור לסיים בצורה מאוזנת ע"פ התקציב את השנה הראשונה לפעילותו, אם לא נכנסים לפרטים ברמה חודשית לא ניתן לדעת מה יהיה ההפסד המצטבר המקסימלי ולהערך אליו בהתאם. אם לדוגמא התקציב של עסק חדש מראה הפסד של אלף 40 ₪ בחודש למשך 4 חודשים, אח"כ פעילות מאוזנת של 4 חודשים ובארבעת החודשים האחרונים של השנה רווח חודשי של 40 אלף ₪ אזי הבעלים צריך להיות ערוך מבחינה תזרימית להפסד מצטבר של 160 אלף ₪ (אשר מתאזן בהמשך הנה). אך אם בדוגמא הנ"ל במקום הפסדים ורווחים חודשיים של 40 אלף היו הפסדים ורווחים חודשיים של 80 אלף ₪ הרי שגם במקרה השני העסק מסיים את השנה בצורה מאוזנת אולם הבעלים צריך היה להיות ערוך מבחינה תזרימית להפסד מצטבר של 320 אלף ₪. יודגש כי בעסקים בהם יש עונתיות אזי עריכת תקציב חודשי מקבלת משנה תוקף, שכן ישנם חודשי פעילות המתאפיינים בצורה שונה זה מזה.
מלאכת הכנת התקציב יכולה להיות פשוטה ויכולה להיות מורכבת תלוי כמובן בגודל ובמורכבות העסק. הכנת התקציב מחייבת ירידה לפרטים כגון סוגי ההכנסות ומה הרווח הגולמי הנגזר מהן, פירוט ההוצאות תוך הפרדה בין הוצאות משתנות להוצאות קבועות. יש למצוא את אחוז הרווח הגולמי וסכומו הצפוי. בדרך זו מקבלים אומדן לרווח הצפוי מהפעילות (יש להתחשב בגורם המס) וניתן להעזר בשירותיו של יועץ פיננסי.
בשלב הבא יש לבחון את צרכי האשראי של העסק ולהבין האם התקציב הרווחי שנוצר יכול להתממן באופן עצמאי (לדוגמא עסק רווחי ותקבולים במזומן) או שיש לתת את הדעת גם לאופן מימון הפעילות (בין אם מסגרת אשראי ובין אם בהלוואות ואז יש לקחת בחשבון גם תשלום בגין החזר הלוואות).
בקרת התקציב הינה בעצם השוואה בין התכנון לביצוע השוטף. יש לבחון עניין זה בצורה מעמיקה בכדי לזהות את הסיבות שגרמו לסטייה מהרווח המתוכנן. גם אם הרווח המתוכנן שווה לרווח בפועל, עדיין ההמלצה היא לבחון כל סעיף בנפרד שכן לאחר בחינת הדברים ניתן לדעת מה היה חד פעמי ומה יישאר לאורך זמן.
חשיבות הבקרה מתבטאת בכך שהבעלים מקבל מידע רלוונטי בזמן אמת ומדגישה את הבעיות ו/או ההצלחות לגביהן יש לתת את הדעת. באמצעות הבקרה בזמן אמת ניתן לקבל החלטות ניהוליות בדבר השקעת משאבי העסק, כבר בטווח המיידי על מנת להגיע לרמת הרווחיות המצופה.
חשיבות התקציב לעצמאי / עוסק עולה שכן לא מופק תלוש שכר לבעלים, דבר המטשטש את הקשר בין תוצאות העסק ליכולות העסק לעמוד בהחזר ההלוואות ובמשיכות הבעלים. לכן על העצמאי / עוסק לפעול באחריות מירבית ולדעת בדיוק מה הרווח בעסק, רווח שעליו הוא מסתמך במשיכות הכספים.
לסיכום – התקציב ובקרתו הינם כלים ניהוליים חשובים אשר משמשים את הבעלים בזמן אמת. התעמקות בתקציב ובבקרתו תקנה לבעלים את האפשרות להבין את הסטיות מהתקציב, את מקורן, ואת הדרך להימנע מהן בעתיד ובכך לחסוך כסף לטובת העסק.